Pravila o privatnosti Zagorske razvojne agencije za kandidate za zapošljavanje u Zagorskoj razvojnoj agenciji

Ovim dokumentom obavještavamo Vas o obradi podataka koja je vezana uz prijavu natječaja ili kada nam se samostalno javite putem otvorene zamolbe s ciljem zapošljavanja u Zagorskoj razvojnoj agenciji

Molimo odaberite temu koja vas zanima

1. Uvodne odredbe
2. Tko je odgovoran za obradu Vaših osobnih podataka i kome se možete obratiti?
3. Osobni podaci koje prikupljamo i obrađujemo
4. Svrha i pravni temelj obrade osobnih podataka
   • Testiranja Kandidata
5. Tko ima pristup Vašim osobnim podacima te kome dostavljamo Vaše podatke
   • Unutar Agencije
   • Izvan Agencije
6. Kako štitimo Vaše podatke
7. Koliko dugo se osobni podaci pohranjuju?
8. Vaša prava
9. Vremenski okvir vezan uz ostvarivanje prava prema Agenciji

1. Uvodne odredbe

Ovim Pravilima o privatnosti Zagorske razvojne agencije za kandidate za zapošljavanje u Zagorskoj razvojnoj agenciji (dalje: „Pravila“) (dalje: „Agencija“) pobliže objašnjava način obrade osobnih podataka kandidata (dalje: „Kandidat,“ „Ispitanik/ Ispitanici“) za zapošljavanje sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (dalje: „Uredba“), propisima koji uređuju zaštitu osobnih podataka i ostalim podzakonskim aktima odnosno važećim propisima.

Ovim Pravilima Agencija pruža informacije o voditelju obrade, službeniku za zaštitu podataka, podacima koje Agencija prikuplja i obrađuje, u koju svrhu i temeljem kojeg pravnog temelja se obrađuju podaci, primatelje osobnih podataka, razdoblje pohrane Vaših osobnih podataka, zaštitu podataka kao i prava Ispitanika u odnosu na te osobne podatke.

Ova Pravila primjenjuju se od dana stupanja na snagu primjene Uredbe. Svaka izmjena i dopuna je na snazi od trenutka zadnjeg datuma ažuriranja te sukladno tom datumu možete pratiti kada su Pravila zadnji puta ažurirana.

2. Tko je odgovoran za obradu Vaših osobnih podataka i kome se možete obratiti?

Za obradu podataka odgovoran je voditelj obrade (pravna osoba koja obrađuje (prikuplja, analizira, arhivira, sprema, vrši uvid i sl.) podatke ispitanika:

ZAGORSKA RAZVOJNA AGENCIJA
Ulica Frana Galovića 1B
49000 Krapina
Telefon: +385 49 373 161

Vezano za obradu Vaših osobnih podataka možete se obratiti službeniku za zaštitu osobnih podataka:

VISION COMPLIANCE d.o.o.
Ulica Republike Austrije 23, 10000 Zagreb
Zahtjeve i upite možete uputiti i na adresu Agencije, Ulica Frana Galovića 1B, 49000 Krapina
Telefon: +385 49 373 161
e-mail: secretary@zara.hr

Naš službenik za zaštitu podataka uvijek je dostupan i odgovorit će na sva Vaša pitanja i zahtjeve. Molimo Vas samo da imate na umu da ćemo Vas morat identificirati u slučaju da tražite kopiju podataka ili želite ostvariti neko drugo pravo (primjerice brisanje). Identifikaciju ćemo vršiti temeljem imena, prezimena i OIB-a.

U slučaju sumnje u zlouporabu podataka ili lažno predstavljanje prilikom podnošenja zahtjeva za pravima iz Uredbe zatražit ćemo Vas dodatne identifikatore te ćemo primijeniti naše posebne interne procedure vezano uz navedeno.

Zapamtite, uvijek nam je cilj zaštiti vašu privatnost i vaše podatke obrađivati na siguran način.

3. Osobni podaci koje prikupljamo i obrađujemo

Ova Pravila odnose se na osobne podatke Kandidata koje Agencija prikuplja prilikom provođenja procesa zapošljavanja (tzv. natječaji za posao), ali i putem otvorene molbe za zapošljavanje i/ili molbe za zapošljavanje na otvoreni natječaj bilo osobno i/ili putem službene web stranice Agencije i/ili poštanskom pošiljkom i/ili putem e-mail-a.

Obrada podataka u spomenutim slučajevima uključuje sljedeće podatke:

• Ime i prezime, kontakt podaci (telefon, e-mail, mobitel), adresa boravišta (ulica, grad, poštanski broj);
• podaci navedeni u životopisu (npr. prethodna zanimanja, podaci o školovanju i stručnoj spremi, vještine i osobni interesi, strani jezici, vozačka dozvola, ostale aktivnosti);
• radno iskustvo (radno mjesto, trajanje radnog odnosa i naziv poslodavca);
• podaci o trenutnom radnom statusu, otkaznom roku i najranijem mogućem početku rada;
• željeni iznos mjesečne neto plaće;
• poslovni interesi i udjeli u drugim društvima radi procjene sukoba interesa (za upravljačke pozicije);
• rezultati stručnog ili drugog testiranja (primjerice znanje engleskog jezika, korištenja IT alata, druge karakteristike i vještine bitne za pojedino radno mjesto) te
• drugi podaci koje nam samoinicijativno dostavite prilikom prijave na natječaj ili prilikom slanja otvorene molbe za posao.

Kao što je vidljivo tijekom provođenja selekcije možemo Vas pozvati na intervjue, ispunjavanje određenih testova i upitnika, a pri čemu dolazi do obrade Vaših podataka.

U sklopu testiranja Kandidata mogu se, ovisno o vrsti testa i zahtjevima radnog mjesta za koje se Kandidat traži, prikupiti i sljedeći podaci:

• kontakt podatke (kao što su ime, prezime, adresa, mjesto i telefonski broj), te ostale podatke koje dostavite u sklopu testiranja;
• prijašnja zaposlenja, radno iskustvo i obrazovanje;
• znanje jezika i ostalih vještina vezanih za posao;
• datum rođenja;
• spol;
• rezultate testova i anketa (ovisno o uvjetu pojedinog natječaja);
• podatke o preporukama;
• podatke koje su sadržane u Vašem životopisu, podatke koje nam dostavite o Vašim profesionalnim interesima i ostale podatke o Vašim kvalifikacijama za zaposlenje;
• slike (isključivo ako ih sami unesete, npr. kroz životopis, ili u slučaju kada Agencija želi biti sigurna da ste baš vi rješavali testove, ali tada ćemo tražiti Vaš dodatni pristanak);
• video zapis (isključivo i jedino uz Vaš dodatni pristanak, a u slučaju kada Agencija želi biti sigurna da ste baš vi rješavali testove, ili kada trebate odgovoriti na pitanja za video-intervju).

4. Svrha i pravni temelj obrade osobnih podataka

Osobne podatke iz točke 3 Pravila obrađujemo u svrhu odabira najprikladnijeg Kandidata za naš tim u selekcijskom postupku zapošljavanja, a što uključuje:

• utvrđivanje kvalifikacija za zapošljavanje i donošenje odluke o zapošljavanju;
• evaluacije Kandidata za eventualna druga slobodna radna mjesta;
• provođenje referentnih provjera (gdje je primjenjivo (primjerice provjera preporuka));
• obavještavanje Kandidata putem telefona, e-mail-a, SMS-a ili na drugi način o tijeku procesa za zapošljavanje;
• zaštita prava Agencije i ispunjavanje zakonskih obveza;
• kontaktiranje Kandidata koji se nalaze u bazi Kandidata putem telefona, e-mail-a, SMS-a ili na neki drugi način o slobodnim radnim mjestima koje smatramo prigodnim za Kandidata.

Kontaktiranje Kandidata koji se nalaze u bazi Kandidata putem telefona, e-mail-a, SMS-a ili na neki drugi način o slobodnim radnim mjestima koje smatramo prigodnim za određenog Kandidata nećemo vršiti bez adekvatno dane privole.

U slučaju zasnivanja radnog odnosa, Vaše osobne podatke obrađujemo u mjeri u kojoj je to potrebno za tu svrhu kao i za reguliranje prava i obveza koje proizlaze iz radnog odnosa što je objašnjeno u Pravilima o privatnosti Zagorske razvojne agencije za radnike („Obavijest o obradi osobnih podataka – zaposlenici“) koji rade temeljem ugovora o radu, studente koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara, osoba koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa te koje imaju sklopljene autorske ugovore ili ugovore o djelu.

Prilikom javljanja na natječaj Kandidat poduzima radnje na svoj zahtjev ispitanika s obzirom da Kandidat sam vrši prijavu na pojedini natječaj.

Pravni temelj za obradu osobnih podataka iz ovih Pravila:

1. kako bi Agencija poduzela radnje na zahtjev Ispitanika prije sklapanja ugovora (članak 6. stavak 1. točka b) Uredbe);
2. na temelju privole Ispitanika osobito koji šalju otvorenu zamolbu za posao (članak 6. stavak 1. točka a) Uredbe). Na temelju privole Agencija pohranjuje i podatke o ispitanicima u svrhu kontaktiranja radi potencijalnih budućih radnih mjesta.
3. radi poštovanja pravnih obveza Agencije kao javne ustanove, osobito obveza koje proizlaze iz propisa o radu te iz propisa o arhivskom gradivu u dijelu koji se odnosi na čuvanje natječajne dokumentacije (članak 6. stavak 1. točka c) Uredbe).

Ukoliko je pravni temelj privola u svakoj privoli koju ćemo Vas tražiti opisat ćemo i Vaša prava kao i druge relevantne informacije koje su Vama bitne za donošenje odluke o davanju privole. Iznimno privola se smatra danom slanjem otvorene zamolbe za posao odnosno podnošenjem zamolbe i/ili druge dokumentacije za posao.

Zapamtite kao Kandidat, ukoliko je privola pravni temelj možete privolu u svakom trenutku povući/opozvati. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole koja je provedena prije njezinog povlačenja.

Privola se može povući na jednak način kao što je i dana. Navedeno pravo se odnosi na opoziv privole koja je dana prije stupanja na snagu Uredbe odnosno prije 25. svibnja 2018.

Testiranja Kandidata

Za određena radna mjesta Agencija Vas može zamoliti da u sklopu samog natječaja ispunite jedan ili više testova koji nam pomažu u procjeni prikladnosti Kandidata za određeno radno mjesto. Testovi se u pravilu ispunjavaju na računalima ili u papirnatom obliku, a iznimno se psihologijski testovi ispunjavaju putem poveznice koju ćete primiti. Provođenje testiranja uvjet je natječaja ukoliko je kao takav i naveden. Konačan odabir osobe uvijek se donosi ljudskom odlukom, odnosno rezultati testiranja ne koriste se za donošenje automatskih odluka.

Ako Kandidat odbije testiranje Agencija neće moći razmatrati dalje navedenu prijavu niti će moći dalje procjenjivati takve Kandidate tijekom natječajnog postupka. Posljedica će biti obavještavanje o neispunjavanju uvjeta vezanih uz natječaj.

U svrhu testiranja angažiramo društva odnosno vanjske suradnike koji su registrirani za obavljanje ove djelatnosti i vezani odgovarajućim pravnim propisima te ugovorom o tajnosti podataka.

5. Tko ima pristup Vašim osobnim podacima te kome dostavljamo Vaše podatke

Unutar Agencije

Unutar Agencije pristup Vašim osobnim podacima imaju one organizacijske jedinice koje su uključene u selekcijski postupak (npr. Odjel upravljanja ljudskim potencijalima, odjel koji ima oglašeno slobodno radno mjesto i sl.).

Izvan Agencije

Za pojedine usluge u postupku zapošljavanja (primjerice objavu natječaja, provođenje testiranja ili posredovanje pri prijavi Kandidata) možemo angažirati vanjske izvršitelje obrade s kojima je sklopljen ugovor o obradi podataka sukladno članku 28. Uredbe. Agencija za objavu natječaja i zaprimanje prijava kandidata koristi platformu TalentLyft, a na stranici za prijavu primjenjuje se i usluga Google reCAPTCHA radi zaštite od automatiziranih prijava.

6. Kako štitimo Vaše podatke

Zaštita Vaših osobnih podataka nam je izuzetno važna. Neke od mjera zaštite koje provodimo su sljedeće:

• uspostava tehničkih i organizacijskih mjera potrebnih kako bi se obrada osobnih podataka provodila na siguran način;
• kontrola fizičkog i logičkog pristupa informacijskom sustavu i poslovnim prostorijama Agencije;
• uspostava tehničkih i proceduralnih mjera potrebnih kako bi IT infrastruktura bila implementirana sukladno priznatim sigurnosnim standardima;
• uspostava elektroničkih i proceduralnih zaštitih mjera vezane uz prikupljanje, pohranu i otkrivanje osobnih podataka.

7. Koliko dugo se osobni podaci pohranjuju?

Agencija je javna ustanova i obveznik primjene Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva, na temelju kojih donosi Popis gradiva s rokovima čuvanja odobren od strane Državnog arhiva. Sukladno tom Popisu, natječajna dokumentacija, uključujući osobne podatke kandidata koji nisu primljeni u radni odnos, čuva se pet godina od isteka godine u kojoj je natječaj zaključen. Nakon isteka tog roka dokumentacija se izlučuje sukladno propisanom postupku.

Ako smo Vas pitali smijemo li Vas kontaktirati za neki natječaj u budućnosti i dali ste nam potom suglasnost (privolu) da Vaše osobne podatke pohranjujemo u svrhu eventualnih budućih potreba za zapošljavanje na radnom mjestu koje bi odgovaralo Vašim kvalifikacijama i interesu, osobne podatke Agencija pohranjuje u svojoj bazi na razdoblje od najviše 24 mjeseca.

Agencija podatke dobivene testiranjem ispunjenjem svrhe trajno brišu za sve testirane osobe, osim onih koji su dale izričitu privolu za dulje čuvanje.

Prijave zaprimljene putem platforme za zapošljavanje obrađuju se isključivo za natječaj na koji su podnesene. Agencija ih ne koristi za kontaktiranje u vezi s budućim natječajima.

Vezano uz otvorene molbe koje nam pošaljete čuvamo ih do provjere je li osoba koja je otvorenu zamolbu poslala adekvatna za neko radno mjesto i ispunjava li uvjete i kvalifikacije u odnosu na radno mjesto koje bi trebali popuniti. Komunikacija se čuva u skladu sa rokovima čuvanja komunikacije putem elektroničke pošte.

8. Vaša prava

Pravo na pristup informacijama (sukladno odredbi članka 15. Uredbe)
Imate pravo tražiti potvrdu obrađujemo li vaše osobne podatke, kao i pristup Vašim osobnim podacima koje obrađujemo. Ista prava možete ostvariti da ispunite Zahtjev za ostvarivanjem prava (dalje u tekstu: Zahtjev).

Pravo na ispravak (sukladno odredbi članka 16. Uredbe)
Imate nas pravo tražiti ispravak ili nadopunu Vaših osobnih podataka podnošenjem Zahtjeva. Na Vaš Zahtjev odgovoriti ćemo u najkraćem mogućem roku, bez nepotrebnog odgađanja.

Pravo na brisanje (sukladno odredbi članka 17. Uredbe)
Imate pravo od nas ishoditi brisanje Vaših osobnih podataka ukoliko: (i) ti podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili na drugi način obrađeni; (ii) povučete privolu na kojoj se temelji obrada i ako ne postoji druga osnova za obradu; (iii) uložite prigovor na obradu te ne postoji jači legitimni interes za obradu; (iv) podaci su nezakonito obrađeni; (v) podaci se moraju brisati radi poštivanja pravne obveze iz prava Unije ili prava države članice kojem Agencija podliježe. Svoje pravo možete ostvariti podnošenjem Zahtjeva.

Pravo na ograničenje obrade (sukladno odredbi članka 18. Uredbe)
Imate pravo zatražiti da ne brišemo Vaše osobne podatke, već da se isti nastave ograničeno obrađivati (sukladno ograničenjima koje Vi navedete) ako Vam je to potrebno radi ostvarivanja Vaših drugih prava.

Pravo na prenosivost podataka (sukladno odredbi članka 20. Uredbe)
Imate nas pravo tražiti prijenos Vaših podataka. Isto pravo možete ostvariti na način da ispunite Zahtjev. Na Zahtjevu je potrebno naznačiti kategorije osobnih podataka interesa kao i označiti vremensko razdoblje na koje se Vaš Zahtjev odnosi.

Pravo na prigovor (sukladno odredbi članka 21. Uredbe)
Ispitanik ima pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se na njega odnose.

Pravo na prigovor nadzornom tijelu (sukladno odredbi članka 77. Uredbe)
U svakom trenutku imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu, Agenciji za zaštitu osobnih podataka, Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, azop@azop.hr, www.azop.hr.

9. Vremenski okvir vezan uz ostvarivanje prava prema Agenciji

Na Vaš Zahtjev odgovoriti ćemo u najkraćem roku, a najkasnije u roku od mjesec dana od dana zaprimanja urednog Zahtjeva.

Iznimno, ako je zahtjev složen ili je zaprimljen veći broj zahtjeva od istog ispitanika, navedeni rok može se produljiti za dodatna dva (2) mjeseca. U tom slučaju voditelj obrade obavijestiti će ispitanika o produljenju roka i razlozima produljenja najkasnije u roku od jednog (1) mjeseca od dana zaprimanja zahtjeva.